Pour chaque professionnel qui se respecte, chaque minute compte dans une journée ; il n’est pas permis de gaspiller son temps. Mais pour ceux qui n’établissent pas un planning de travail, les 24 h dont ils disposent ne sont pas exploitées convenablement. Et pour y remédier, une réorganisation de l’agenda s’impose. Voici comment procéder.
Privilégier les tâches importantes
Quand le débordement prend place dans notre travail, il est très difficile de gérer le temps qui nous est accordé. Certes, à ce moment, nous voulons tout résoudre au même moment, mais ce n’est pas toujours possible. Ce qui implique qu’il faudra commencer par les plus importants. En l’occurrence, les attributions principales doivent être prises en main au premier abord.
Et pour plus d’efficacité, essayez d’accomplir au maximum cinq missions par jours. Cela permet de vous motiver un peu plus parce qu’à chaque tâche achevée, vous aurez un sentiment d’accomplissement important.
Une mission à la fois
Pour certains, jongler sur différentes opérations peut être facile, mais ce n’est pas toujours le cas pour tout le monde. Alors, afin d’organiser correctement votre journée de travail, vous devez noter dans votre agenda chaque mission que vous devez accomplir. Il est toujours possible d’ajuster ce planning en fonction de l’évolution et du changement de votre journée.
Et afin de vous éviter encore plus d’encombrement, faites recours à un outil plus performant comme la solution Organilog. Il s’agit ici d’une application qui va vous aider à organiser et réorganiser votre planning de façon optimale.
Bien définir le temps passé sur chaque opération
Dans le but de ne pas gaspiller votre temps au moment d’accomplir votre travail, vous devez estimer le temps nécessaire que demande chaque opération. De cette façon, vous pouvez déterminer le nombre d’opérations que vous devez réaliser durant toute la journée.
Certes, cela peut sembler difficile, surtout pour ceux qui ne peuvent pas prévoir le flux de clients. Mais c’est toujours requis de réserver un chrono bien défini pour chaque étape. Cela vous aide aussi à mieux gérer les imprévus.
Laisser place aux imprévus
Que vous soyez bien organisé ou assez imprévisible, vous devez toujours être en mesure d’accueillir les imprévus avec plus de tacts. Et si votre planning est rédigé à la minute près, des frustrations peuvent survenir au moment où des complications se présentent. Ce qui signifie que vous devez prendre le temps d’avoir un break et de prévoir les désagréments dans votre journée. Vous pourrez ainsi rester calme en toute circonstance.
Revoir le planning à chaque fin de journée
Quelle que soit la qualité de votre journée, vous devez toujours effectuer un rétrospectif au moment de la terminer. Cela vous permet de mieux organiser le planning de demain. Et pour ceux qui utilisent une application mobile en tant qu’agenda, c’est à cet instant que la mise à jour de certaines informations doit se faire.
Ici, tous les renseignements relatifs à votre travail doivent être privilégiés. Il convient alors de noter :
- L’heure d’arrivée au bureau,
- Les horaires de rendez-vous,
- Le temps prévu pour chaque tâche,
- Les heures de pause,
- Les détails relatifs aux déplacements ou au travail sur terrain,
- La durée de chaque trajet (du bureau à la maison par exemple),
- Le moment de quitter le bureau en fin de journée, etc.
Ce sont des informations basiques, mais elles peuvent réellement vous aider à être plus organisé et plus productif.
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