Le déménagement d’une entreprise représente souvent un budget conséquent puisqu’il faudra trouver des locaux plus adaptés. Tout comme le déménagement pour particulier, plusieurs étapes sont à suivre pour aboutir au résultat. Pour que tout se passe sans problème, il faut anticiper les démarches. Un transfert d’entreprise s’organise au moins 4 mois à l’avance pour éviter les éventuels problèmes. Alors comment procéder ?
Le dépôt d’un préavis pour l’ancien bail
La première étape d’un déménagement d’entreprise consiste à résilier votre bail. Vous devrez alerter votre bailleur au moins 6 mois à l’avance à partir d’une lettre avant votre départ. Cette démarche est obligatoire pour légaliser la situation. Si la durée de préavis dépasse les 6 mois, vous aurez des difficultés à réaliser les procédures administratives. Sachez qu’il vous est possible de passer à la recherche d’un nouveau local avant sa résiliation.
La recherche des nouveaux locaux
Si vous déménagez, vous devez sûrement trouver des locaux répondant aux besoins de votre société. Plusieurs sont les raisons qui peuvent encourager un chef d’entreprise à se lancer dans le transfert d’entreprise. Cela peut être lié à un développement ou un changement important. Dans ce cas, avant de signer un nouveau contrat, définissez d’abord vos besoins. Cela concerne généralement :
- La taille des locaux
- L’emplacement
- Le nombre des employés
La recherche d’une entreprise de déménagement
Pour réussir votre projet de déménagement d’entreprise paris, le mieux est de contacter un professionnel dans le domaine. Une fois que vous avez fixé une date pour partir, vous devez trouver un prestataire fiable. Pour trouver la société qui vous accompagnera, on vous conseille de faire une demande de 4 devis au moins puis de les comparer.
Pour faciliter votre choix, n’hésitez pas à poser des questions concernant les offres qu’ils proposent et les services complémentaires. Vous pouvez donc leur demander si le déménageur fournit des matériels d’emballages ainsi que des équipements de manutention. Pour déménager au meilleur prix, il est conseillé de faire un comparatif des services offerts par les différentes sociétés de déménagement en demandant des devis.
La signature de bail
Lorsque le choix du nouveau local et de l’entreprise de déménagement est fait, il faudra négocier la signature du bail. Cette étape est essentielle pour examiner si votre ancien et nouveau locateur peuvent respecter les accords dans le contrat. Pour cela, vous pouvez discuter avec eux le loyer, le dépôt d’une avance, le mode de paiement, le renoncement et la résiliation du bail. Quand les deux parties sont d’accord et que le contrat est signé, vous pouvez approuver le bail commercial.
L’établissement du cahier des charges
L’établissement d’un cahier des charges est primordial pour que le déménageur puisse comprendre vite vos attentes. Il sera facile pour lui de tout planifier et prévoir le nombre de personnes nécessaire. Le professionnel va décrire en détail les locaux et répartir les travaux. La réussite de votre changement de local repose sur ce document.
Une fois le cahier de charge établi, vous devez trier les biens à déménager. Vous pouvez nommer un personnel pour faire une check-list des affaires à transporter et à laisser. Il faudra aussi prévoir les équipements à acheter. N’oubliez pas de partager les tâches à effectuer pour améliorer les nouveaux locaux et les adapter à votre secteur d’activité.
Lors du choix de la date de déménagement, il est recommandé de partir le week-end pour ne pas stopper l’activité de l’entreprise et celle des employés. Pensez à aménager les locaux avant le jour J.
L’avertissement des salariés du déménagement
Après avoir fixé la date, vous devez avertir vos collaborateurs afin qu’ils acceptent cette décision. N’oubliez pas de leur expliquer les raisons de votre projet. N’oubliez pas également d’informer vos clients et vos partenaires professionnels.
La réalisation des démarches administratives
Autres que les opérations citées précédemment, il faudra procéder aux démarches administratives telles que le changement d’adresse, le transfert des lignes téléphoniques et internet.
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